O sestankih in njih učinkovitosti

»Za koliko sestankov, ki jih vsak dan opravimo v naši organizaciji, bi lahko našim naročnikom izstavili račun – in bi ga bili ti pripravljeni poravnati?« To vprašanje je postavila udeleženka enega mojih treningov komunikacijskih veščin. Vprašanje mi je zarezalo skozi možgane in ne samo, da je tam ostalo, ampak se je vmes reproduciralo v mnogo majhnih vprašanj s podobnim genomom. Če svoja sredstva investiram v neko aktivnost, kakšen trg obstaja za to? Kakšno plačilo, če sploh, bi lahko dobila za opravljeno delo?

Če zdaj razmišljate, da je to groba poenostavitev realnosti, niste edini. Zato hitro opravimo s tem. Da, razmišljanje je nekoliko poenostavljeno. In ne, ni treba čisto vsega, kar v življenju počnemo, postavljati v kontekst donosa na investicijo. Vseeno... Zgornja vprašanja so me kar nekajkrat zaščitila pred občutkom preobremenjenosti (in pred investiranjem v napačne stvari), ko je bilo časa malo, priložnosti pa mnogo. Predpostavimo, da bomo korona virus enkrat zatrli in da se bomo zopet morali soočiti s pomanjkanjem časa, preobilico dela, in posledično, s potrebo po zviševanju lastne učinkovitosti. Ko imamo časa nekoliko preveč, pa ga nekaj lahko investiramo v razmislek, kako imeti boljše, učinkovitejše sestanke.  

Svoje misli bom strnila okrog odgovorov, ki jih dobim od udeležencev na treningih, ko jih vprašam, zakaj njihovi sestanki niso dovolj učinkoviti. Ti odgovori se ponavadi vrtijo okrog fokusa.

Fokus na produkt sestanka

Sestanke sklicujemo vsak dan, velikokrat večkrat na dan, le redko pa izkoristimo priložnost, da jih dobro pripravimo. Priložnost zamujena, ne vrne se nobena! Značilnost sestankov, ki niso dobro pripravljeni, je v tem, da jih obravnavamo kot proces: neki ljudje se bodo srečali na neki lokaciji in neko število minut (ali ur) govorili o nekih temah. Zna biti, da je dobršen del takšnih sestankov namenjenih le temu, da njihov organizator prenese del odgovornosti na ramena drugih. Razmišljanje v ozadju je približno naslednje: »Če v igro povabim več ljudi, bodo gotovo imeli kaj povedati, to pa mi daje pravico, da jih prosim, naj svoje predloge še bolj razdelajo. Ha! Potem to ni več samo moja odgovornost.« Odgovornost se razmaže, enako pa se zgodi s sredstvi in s časom, ki ga potrebujemo, da nekaj dokončamo.

Kako se temu izogniti?

• Razmislite o izidu vašega sestanka. Kaj bo prinesla razprava udeležencev? O čem se morate strinjati? Zdi se preprosto, a koliko sestankov v vaši karieri se je končalo s sklepom...da boste imeli še en sestanek? Veliko sestankov, na katere sem bila jaz povabljena, je imelo zelo nedoločno opredelitev izida. Slabše ko je opredeljen izid, daljši je seznam udeležencev.
• Ko opredeljujete izid sestanka (denimo da je tema sestanka sprememba enega od procesov v vašem oddelku) mislite dva koraka naprej. Kako bo to pomagalo vaši organizaciji? Ali vašim naročnikom? Kaj pa njihovim kupcem?
• Preden pošljete povabila, razmislite, koliko lahko naredite še pred sestankom. Serija bilateralnih telefonskih pogovorov, od katerih vsak traja 5 minut, lahko ustvari več dodane vrednosti, kot pa če istih pet ljudi sedi na sestanku celo uro, pripomni pa dve besedi.  
• Modro se odločite o udeležencih. Povabite samo tiste, ki so ključni za podporo projektom, sprejemanje odločitev ali kvaliteto razprave.

Fokus na temi razprave

Dobro ste definirali izid sestanka, opravili ste vse potrebne predpriprave in pri tem celo prišli do nekaterih novih spoznanj. Poslali ste vabila in v njih predstavili pričakovanja glede izida sestanka, skupaj z natančnimi navodili, kako naj se vsi pripravijo.

Po prvih petih minutah eden od udeležencev (imenujmo ga Peter), začne pripovedovati o pogovoru z naročnikom izpred nekaj mesecev. In Peter si zna vzeti čas. Pri drugih prisotnih opazite nekaj zavijanja z očmi, nekateri nepotrpežljivo gledajo v telefone, in vi bi radi preusmerili fokus, ampak... Peter je v hierarhiji nad vami, zaradi kilometrine in delovne dobe šteje med veterane, poleg tega velja za enega najbolj uspešnih prodajnikov v podjetju.

Vaša naloga kot vodje sestanka ni, da ste prijazni, ampak, da ste učinkoviti in obzirni do časa vseh udeležencev. Prav tako ni vaša naloga, da ste grobi, nepotrpežljivi ali agresivni.

Kako torej ustaviti Petra, a ob tem zadržati njegovo motiviranost in zavzetost?

• Pokličite Petra po imenu. Pazite na ton vašega glasu. Naj zveni pozitivno in vabljivo, približno tako, kot bi poklicali otroka, ki ste mu v kuhinji skrili zaklad (bombon) in ga zdaj vabite, naj ga poišče.
• Ko imate trenutek tišine, povzamite. »V tem, kar govorite, Peter, vidim dve ključni zadevi. Zadevo A in zadevo B. Naj zdaj še Jasna predstavi, kako bo to vplivalo na njeno delo.« Ko se kdo oddalji od teme razprave, to ni zato, ker bi sledil dobro osmišljenemu načrtu, da uniči vaš sestanek, ampak ker ima povedati nekaj pomembnega in želi, da to tudi ostali slišijo. Žal ga ostali ne slišijo, saj so preveč zaposleni z zavijanjem z očmi in gledanjem na telefone. S tem, ko povzamete, date Petru dva signala: a) slišala sem, kaj ste hoteli povedati in b) želim si, da bi to slišali tudi ostali.
• Če je to, o čemer Peter govori, relevantno, a ne za ta sestanek, ga prosite, naj »parkira« svojo temo in pride nazaj z več vsebine. Bodite natančni, ko govorite o pričakovanjih in kako naj se pripravi za naslednjič.

Fokus udeležencev sestanka

Koliko so udeleženci vašega sestanka tudi lastniki teme, o kateri boste govorili, in izida, do katerega želite priti? Stopnja lastništva je ponavadi premo sorazmerna z njihovo vključenostjo na sestanku. Bila sem na mnogih sestankih, kjer so od mene pričakovali samo, da o nečem poročam, ali še huje, da samo poslušam, kaj poročajo drugi. Nič ni lažjega, kot izgubiti pozornost udeležencev. In vsi poznamo situacije, ko ljudje, namesto da bi sodelovali, pogledujejo na telefon, si momljajo v brk in se pretvarjajo, da se jim dogaja nekaj pomembnega, ali pa vneto kimajo, pri tem pa imajo možgane čisto drugje, kar smo se vsi naučili že v osnovni šoli. 

Kako torej pomagati udeležencem, da bodo bolj aktivni lastniki vaše teme in izida sestanka?  

• Začnite z nečim zanimivim, vprašanjem, statistiko, zgodbo, navedkom, šalo; nečim, kar bo vaše udeležence že od prve besede naprej potegnilo v zgodbo. To je mnogo bolje kot pa uvodi tipa »Hvala, ker ste si vzeli čas, danes smo tukaj, ker ...«, kar je samo ponavljanje informacij, ki jih že vsi poznajo iz vabila.
• Spodbujajte razpravo. Kratka in odprta vprašanja zelo pomagajo. Četudi ste sklicali sestanek, ni vaša naloga, da poznate vse odgovore. Pa tudi če jih... Vsakič, ko kdo od udeležencev lahko kaj prispeva, je malo bolj aktiviran, malo bolj pri stvari in malo bolj lastnik izida. Spremenite torej svojo perspektivo iz »odgovoren sem za dobro vsebino« v »odgovoren sem za dobro razpravo«. Če je Peter govoril o tem, kako bo vaš novi proces vplival na prodajo, lahko vi kot vodja sestanka vprašate vse ostale, kako bo proces vplival na njihovo področje dela. Bodite specifični. »Podajte mi eno korist in eno oviro, ki jo bo ta proces prinesel vašemu oddelku« je veliko boljše vprašanje kot »Kaj si vi mislite o tem?«.
• Uvedite hitra kontrolna vprašanja v obliki »telesnih anket«. Kako relevantna se vam je prezentacija zdela do zdaj? Palec gor, če je bila zelo relevantna, palec dol, če sploh ni bila relevantna, in karkoli vmes. Ali pa: na lestvici od 1 do 10, koliko bo ta proces pospešil našo dobavo? In še: dvignite roko, če imate vsaj eno stranko, ki se strinja s to trditvijo. S to metodo ne boste izgubljali časa z dolgimi razpravami, v katerih želi vsakdo deliti mnenje, ampak boste udeležence prisilili, da so aktivni, strukturirani – in vključeni.

Zgornji izbor nasvetov ni nujno univerzalni recept za uspešne sestanke. Investicija časa v pripravo in nadgranjo svojih komunikacijskih veščin pa je.

Martina Merslavič, trenerka in Vodja regije Adriatic v Own The Room

Own The Room izvaja interaktivne, intenzivne in zabavne treninge različnih komunikacijskih veščin, vključno z vodenjem učinkovitih sestankov.